C 1 января вступили в силу поправки, касающиеся перехода на электронные трудовые книжки

А те работники, которые подадут письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности, получат трудовые книжки на руки, и работодатель будет освобожден от ответственности за их ведение и хранение.

Лицам, впервые поступающим на работу после 31.12.2020, бумажные трудовые книжки оформляться не будут.

Заменить ведение трудовых книжек на бумажном носителе должны "сведения о трудовой деятельности", которые работники смогут предъявлять при приеме на работу наряду с трудовыми книжками.

Сведения о трудовой деятельности - это основная информация о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника (в том числе сведения о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора), которая будет храниться в информационных ресурсах Пенсионного Фонда РФ.

Сведения о трудовой деятельности будут формироваться только в электронном виде.

Передавать в ПФР соответствующие сведения о работниках работодатели должны будут также в электронном виде (для работодателей с численностью работников 25 человек и более это обязательное требование). Закреплены периодичность и сроки направления таких сведений (скорее всего, по форме СЗВ-ТД, которую сейчас разрабатывает ПФР). Непредставление сведений или передача неполных данных повлечет административную ответственность. О выявленных нарушениях ПФР будет сообщать в Роструд.

Работник сможет получить сведения о трудовой деятельности одним из следующих способов:

• у работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя) - на бумажном носителе или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя);
• в МФЦ - на бумажном носителе;
• в ПФР - на бумажном носителе или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
• через Единый портал госуслуг - в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Для получения указанных сведений у работодателя работник должен подать заявление в письменном виде или направить его в порядке, установленном работодателем, на адрес электронной почты работодателя.

Если работник обнаружит, что сведения указаны неверно или неполно, то работодатель по его письменному заявлению обязан будет исправить или дополнить эту информацию, направив ее затем в ПФР.

В течение 2020 года работодатели должны подготовиться к введению данных изменений: предупредить о них по 30.06.2020 включительно в письменной форме каждого работника, внести изменения в локальные нормативные акты и коллективные договоры, обеспечить техническую готовность к передаче сведений о трудовой деятельности в электронной форме в ПФР.

Что такое электронная трудовая книжка?

Примечательно, что термин "электронная трудовая книжка" в законах не используется вообще. Пока это понятие упоминается лишь в проекте приказа Правления Пенсионного фонда РФ "Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка её заполнения". По проекту ЭТК является официальным документом, в котором содержится вся информация о сотруднике, истории его должностных переходов и мест работы. Документ представляет собой файл, загружаемый в общероссийскую базу персонифицированного учета. ЭТК формируется на основании "сведений о трудовой деятельности работников", обязанность по передаче которых и возложена на работодателя. Иными словами, именно электронную трудовую книжку работодатель не ведет - это компетенция ПФР, однако работодатель для этого должен передавать в Фонд необходимые сведения.

Что входит в состав сведений о трудовой деятельности?

Понятие сведений о трудовой деятельности раскрывается в новой статье 66.1 ТК РФ. В число таких сведений включаются информация о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах работника на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора, другая предусмотренная ТК РФ, иным федеральным законом информация.

Более конкретно состав данных сведений приводится в п. 2.4 ст. 11 Закона о персучете. Согласно этой норме работодатель обязан предоставлять в ПФР следующие сведения о работниках:

1) страховой номер индивидуального лицевого счета;

2) фамилию, имя, отчество;

3) сведения о месте работы:

- наименование страхователя, сведения об изменении наименования страхователя, основание изменения его наименования (реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих изменение наименования страхователя);

- регистрационный номер страхователя;

4) сведения о выполняемой работе и периодах работы:

- сведения о приеме на работу с указанием (при наличии) структурного подразделения страхователя, в которое принят работник;

- трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы);

- сведения о переводах на другую постоянную работу;

- сведения об увольнении, основаниях и о причинах прекращения трудовых отношений;

- реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений;

5) информацию о подаче работником заявления о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки либо о предоставлении работодателем ему сведений о трудовой деятельности по новым правилам.

источник